Olá, imparável. Salve Maria. Tudo bem?
Imagine um empreendedor que vende serviços.
Durante o processo de vendas, ele teve todo o cuidado de entender o problema do cliente. Escutou mais do que falou e com atenção. Fez as perguntas certas e construiu confiança. Confirmou que seu serviço atenderia às necessidades, mas não prometeu mais do que poderia cumprir.
Para a felicidade (e alívio) do empreendedor, o cliente fechou o negócio.
Agora vem a parte importante: entrar em campo e começar o serviço.
Sabe no futebol, quando vai começar o jogo, o árbitro apita e o jogador rola a bola para o outro jogador? Esse toque simples, mas cheio de significado, em inglês é chamado de kickoff.
É exatamente esse o nome da reunião que marca o início de um projeto nas empresas: a reunião de kickoff. Mas a sua importância vai além do nome.
O que é um kickoff?
Segundo o Guia PMBOK, a reunião de kickoff (início) é a “reunião dos membros da equipe do projeto com outras partes interessadas importantes no início de um projeto para definir formalmente expectativas, obter um entendimento comum e iniciar o trabalho.”
Essa reunião pode acontecer no início de um projeto, no começo de uma nova fase do projeto ou ao iniciar uma etapa de melhorias contínuas.
Como fazer uma reunião de kickoff?
Para realizar a reunião de kickoff, 5 pontos são importantes:
1. Quebra-gelo.
De acordo com o artigo científico Kickoff Meetings for Computer-Mediated Teams: Effects on Team Performance, a reunião inicial deve começar com cerca de 15 minutos de “quebra-gelo”, ou seja, uma integração informal. Para isso, podem ser feitas perguntas leves e abertas, como sobre o que as pessoas estudam ou se formaram, por que escolheram determinada área ou onde estão localizadas.
O objetivo é criar conexão entre os participantes, identificar pontos em comum e perceber o perfil comportamental de cada um (mais observador, comunicativo, introspectivo, etc).
2. Apresentar a visão geral do projeto.
Explique por que o projeto existe. Apresente a visão geral, os principais objetivos e os resultados esperados (entregáveis) mapeados no processo de vendas. Conforme o Guia PMBOK, essa etapa ajuda a gerar um entendimento comum e engajamento em torno de um propósito compartilhado.
3. Definir quem é responsável por cada parte do projeto.
Identifique quem é responsável por cada lado: o cliente e a empresa prestadora. Depois, explique como será a divisão das responsabilidades. Alinhe quem será o ponto de contato principal e quais são os papéis de apoio.
4. Apresentar os marcos (milestones) e prazos.
Mostre a linha do tempo do projeto com os principais marcos de entrega. Explique quando e como cada etapa será concluída. Isso contribui para o alinhamento de expectativas e o compromisso com o cronograma. Por exemplo: se seu serviço durará 2 meses com entregas a cada 15 dias, quais pontos-chave serão entregues em cada etapa?
5. Definir os canais de comunicação, a frequência das reuniões e a próxima reunião.
Estabeleça como a equipe se comunicará (email, WhatsApp, etc.) e com que frequência serão as reuniões.
De acordo com o Guia PMBOK, um bom plano de comunicação ajuda a evitar ruídos e mantém todos engajados e informados ao longo do projeto.
Defina quando será a próxima reunião e o que será tratado, para alinhar as expectativas do cliente.
A reunião de kickoff pode ajudar a criar um senso de equipe entre os envolvidos e promover a colaboração, contribuindo diretamente para o engajamento e o bom andamento do projeto.
Conclusão
O empreendedor católico precisa trabalhar com a paz de espírito. Você já deve ter ouvido que “o combinado não sai caro”.
A reunião de kickoff é o momento de alinhar as expectativas sobre o que foi vendido e contratado, principalmente com as pessoas que não participaram da negociação.
O kickoff é mais do que uma formalidade. É o passo necessário para começar o serviço com organização, comunicar com clareza e seguir em paz, sabendo que todos os envolvidos estarão “na mesma página”.
“Não devais nada a ninguém, a não ser o amor mútuo, pois quem ama o outro cumpriu a Lei.” (Rm 13,8)
Que a paz de Jesus conduza seus projetos e o amor de Maria acolha seus clientes. 💙
Nos vemos no próximo sábado!
Forte abraço!