Blocos de tempo.

#62

Olá, imparável. Salve Maria. Tudo bem?

O que você vai fazer hoje?

Às 7h30 de um sábado, alguém já fez a quaresma de São Miguel e preparou um café com a fumacinha ainda quente para tomar, enquanto lê as Cartas de JesusOps e já tem planos para o que fazer depois. Outra pessoa ainda está apertando o botão do “Adiar” do despertador pela segunda vez e decidindo se levanta da cama.

Essa pode ser a perspectiva de dois empreendedores católicos que trabalham duro na semana e veem o sábado como o dia de repor as energias e organizar a vida pessoal.

“Como Deus 'no sétimo dia repousou de toda a obra que fizera' (Gn 2,2), assim também a vida humana é ritmada pelo trabalho e pelo repouso.” (Catecismo da Igreja Católica, CIC 2184)

Às vezes, a gente quer não fazer nada. Mas, até mesmo fazer nada, pode significar fazer algo, como sentar numa rede, olhar para o horizonte e reparar nas formas das nuvens, ver o sol se pôr.

O ponto é: se a gente tem vontade de ter esse tempo de “não fazer nada”, precisamos protegê-lo. Se a gente não reservar um espaço em nossa agenda para isso, o tão desejado “tempo” pode se perder entre distrações da mente e pequenas demandas que aparecem ao longo do dia. De repente, quando você percebe, o dia acabou e você não fez o que tinha pensado em fazer: onde foi parar o meu sábado?

Para um melhor aproveitamento de nossos dias, podemos planejar minimamente como usaremos um dos bens mais preciosos que temos: nosso tempo. O que pode fazer a diferença para quem quer aproveitar melhor seus dias? Blocos de tempo.

Blocos de tempo: o que é?

“Blocos de tempo” é um método para melhorar a produtividade que consiste em bloquear tempo (time blocking) na agenda, reservando espaços específicos para a realização de tarefas determinadas. O objetivo é fazer a gestão eficaz do tempo através de planejamento estruturado e redução de distrações.

Como fazer blocos de tempo.

Gestão do tempo, da Harvard Business Review, explica que a gestão do tempo em blocos “é como se você agendasse reuniões consigo mesmo”. Cada “reunião” (bloco) deve ter uma “pauta” e um tempo determinado, como 30, 60, 90 ou 120 minutos.

Você deve procurar agrupar os blocos que têm relações em comum. Por exemplo, numa tarde, você poderia ter 3 blocos relacionados a uma mesma categoria de assunto: desenvolvimento pessoal, atividades administrativas, gerenciar equipe e terceiros, fazer follow-up de vendas, etc. A ideia por trás disso é a mesma de quando você vai a um supermercado e se torna mais produtivo se pegar todos os itens que precisa, de acordo com o corredor em que você está, em vez de ir no corredor 1, depois no 3, depois volta no 1, depois vai para o 4.

Aqui estão 5 pontos para você considerar ao definir seus blocos de tempo:

• Coloque os itens mais importantes e que precisam ser feitos com prazo determinado no começo do dia, pois você está com um nível de energia maior.

• Você não precisa de um novo App para poder fazer isso. Use sua agenda virtual que já tem hoje, como Google Agenda ou Calendário do Outlook.

• Ative o recurso de recorrência para os blocos que se repetirão: toda semana, quinzenalmente, mensalmente e anualmente.

• Revise suas tarefas com antecedência. Toda noite, verifique como será o próximo dia. Antes do começo de uma nova semana, verifique como será sua próxima semana. Nos blocos que são recorrentes, durante a revisão, verifique quais podem ser reajustados ao tempo determinado (para menos ou para mais) para todos os blocos recorrentes a seguir.

• Você pode deixar intervalos de espaço, como de 30 minutos, entre os blocos para você poder fazer algumas ações que precisarão de sua atenção, como responder a uma mensagem, ir ao banheiro ou pegar uma entrega que chegou.

Montar uma agenda semanal, preenchendo-a com blocos, pode não ser algo que você acertará de primeira.